- Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
- Quels organismes sont habilités à accorder la certification à un logiciel de caisse ?
- Qu’est-ce que la fraude à la caisse enregistreuse ?
- Quels sont les quatre critères que doit satisfaire un logiciel de caisse pour obtenir sa certification ?
- Quelles sont les conséquences en cas de défaut de certification ?
- Quelles entreprises sont tenues de respecter cette obligation ?
Depuis le 1er janvier 2018, certains commerçants sont tenus d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Il existe deux options pour obtenir cette certification : soit l’éditeur délivre un certificat (appelé auto-certification), soit le logiciel est certifié par un organisme accrédité. Face à la diversité des choix de logiciels de caisse, trouver le bon logiciel peut être complexe. Il est essentiel de prendre en compte les fonctionnalités offertes par le logiciel ainsi que sa capacité à s’adapter à ses besoins. Découvrez comment faire le choix optimal !
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ? #
Un logiciel de caisse est un programme informatique conçu pour être utilisé sur un terminal de paiement, souvent dans des environnements de vente au détail ou de services. Il automatise les processus d’encaissement en permettant aux commerçants d’enregistrer les transactions, d’imprimer des reçus, de gérer les stocks, et parfois même de gérer la comptabilité. Ces logiciels offrent généralement une interface conviviale pour faciliter l’utilisation par les employés, et ils peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de différents types d’entreprises. En résumé, un logiciel de caisse simplifie et sécurise les opérations de vente tout en fournissant des outils de gestion essentiels pour les commerces.
logiciel de caisse, intégré à un terminal de paiement, facilite les transactions en automatisant les opérations d’encaissement. Son utilisation réduit considérablement les risques d’erreurs et simplifie la gestion globale de l’entreprise, quel que soit son secteur d’activité. En plus d’imprimer des tickets et de générer des factures, il fournit des outils de suivi tels que des tableaux de bord et des statistiques.
Pour choisir le bon logiciel de caisse, il est essentiel de considérer la réputation de l’éditeur et la qualité de son service client. Optez également pour une interface conviviale et certifiée, facile à prendre en main. Il est crucial que le logiciel puisse s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Enfin, prenez en compte le coût initial ainsi que les frais de maintenance et de mise à jour. Il est important de noter que les logiciels de caisse ne doivent pas être confondus avec les caisses enregistreuses, qui se limitent à enregistrer les ventes et gérer l’argent. Les logiciels de caisse offrent des fonctionnalités avancées telles que la gestion des stocks, de la comptabilité, et une multitude d’autres données liées aux produits, commandes, fournisseurs, clients, et tickets restaurant, entre autres.
Quels organismes sont habilités à accorder la certification à un logiciel de caisse ? #
Deux organismes, bénéficiant de l’accréditation de la COFRAC, sont habilités à certifier les logiciels de caisse pour les commerces :
– L’AFNOR, qui utilise le référentiel NF525.
– Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), qui se base sur le référentiel de certification des systèmes de caisse.
Ces organismes mènent des audits rigoureux des logiciels de caisse en évaluant tous les points de contrôle définis dans les référentiels.
Toutefois cette certification par un organisme indépendant n’est pas obligatoire, et qu’un certificat délivré par l’éditeur suffit (auto-certification).
Jewely Retail HBJO est certifié aux normes obligatoires.
Jewely Retail HBJO est un logiciel de caisse certifié pour les activités d’horlogerie, bijouterie, joaillerie, orfèvrerie (montres, bijoux, pierres précieuses, réparations, SAV, etc.)
L’auto-certification implique que les éditeurs de logiciels de caisse certifient directement leurs propres produits. Dans ce processus, l’éditeur fournit à chaque client, sur demande, une attestation individuelle conforme au modèle établi par l’administration. Cette attestation garantit que toutes les versions du logiciel de caisse sont en conformité avec la législation en vigueur. Il est important de noter que chaque nouvelle version du logiciel nécessite une nouvelle certification.
Il est également important de noter que l’administration fiscale ne fournit pas de certificats de conformité.
Qu’est-ce que la fraude à la caisse enregistreuse ? #
Avant que la loi ne rende obligatoire l’utilisation de logiciels de caisse certifiés, il était possible d’installer des logiciels permettant d’effacer des transactions enregistrées en espèces après leur passage en caisse. Ce système a permis à de nombreux commerçants d’éviter de déclarer et de payer la TVA ainsi que l’impôt sur les sociétés. De plus, l’argent ainsi économisé a souvent été utilisé pour financer des activités non déclarées. Cependant, l’introduction des logiciels de caisse certifiés a rendu ce type de fraude impossible.
Quels sont les quatre critères que doit satisfaire un logiciel de caisse pour obtenir sa certification ? #
Les caisses certifiées anti-fraude doivent satisfaire certains critères essentiels : l’inaltérabilité, la sécurité, la conservation et la transparence. Ainsi, ces caisses ne permettent pas la dissimulation de ventes. Grâce au logiciel de caisse certifié, toutes les transactions sont enregistrées sans possibilité de suppression.
Cela présente un double avantage pour l’administration fiscale : les entreprises déclarent la totalité de la TVA collectée sur les ventes et elles rapportent l’intégralité du chiffre d’affaires réalisé, ce qui inclut tous les impôts sur les bénéfices.
Toutes les données, y compris les calculs, sont conservées et archivées pendant six ans dans le logiciel de caisse certifié, sans possibilité de suppression ou de modification des informations d’origine.
De plus, il est impossible de modifier un ticket et son règlement. En cas de réimpression d’un ticket, la mention « duplicata » est clairement indiquée. Enfin, des clôtures périodiques (journalières, mensuelles et annuelles) doivent être effectuées.
Quelles sont les conséquences en cas de défaut de certification ? #
En l’absence de certification du logiciel de caisse conforme aux normes antifraude, ou en cas d’incapacité à fournir un certificat à l’administration fiscale, l’entreprise s’expose à une amende de 7 500 €. Elle dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité en adoptant un logiciel de caisse certifié, faute de quoi l’amende peut être réitérée.
Il est important de noter que la production d’une fausse attestation constitue un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et d’une amende pouvant atteindre 45 000 €, conformément à l’article 44-1 du Code pénal.
Quelles entreprises sont tenues de respecter cette obligation ? #
Il convient de noter que l’obligation de recourir à un logiciel de caisse certifié concerne uniquement les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des ventes de produits ou de services à des particuliers et qui effectuent des encaissements en espèces.
Par conséquent, ne sont pas concernées par cette obligation les entreprises réalisant des ventes à d’autres entreprises (B to B) ainsi que celles qui ne sont pas assujetties à la TVA, telles que les auto-entrepreneurs en franchise ou les professions médicales.