Passer du livre de police papier au logiciel : mode d’emploi
Le registre papier coté et paraphé n’est plus la seule option. Un livre de police tenu sur logiciel est admis, à condition de respecter quelques règles précises. Voici lesquelles, et comment organiser le passage.
- Le registre électronique dispense du registre papier coté et paraphé (Code pénal, art. R. 321-6-1).
- Il doit garantir l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données : une inscription validée ne se modifie pas.
- Aucun logiciel n’est agréé par la douane : c’est au professionnel de vérifier que l’outil remplit les conditions.
- L’ancien registre papier est clôturé et conservé.
Ce que disent les textes
Pour le registre des objets d’occasion, le Code pénal admet depuis 2013 un traitement automatisé à la place du registre coté et paraphé (art. R. 321-6-1, issu du décret n° 2013-287). Il doit reprendre toutes les mentions obligatoires et garantir l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées.
Pour le registre des métaux précieux, l’annexe IV du CGI (art. 56 J sexdecies) autorise aussi un logiciel :
- pour les ouvrages neufs, un logiciel de gestion permanente des stocks qui garantit la chronologie des écritures, où toute modification passe par un nouvel enregistrement motivé, et qui permet d’éditer chaque jour les seules données relatives aux métaux précieux ;
- pour les ouvrages d’occasion, un logiciel aux enregistrements non modifiables, avec un répertoire spécifique et un chiffre de contrôle sur les pages.
La douane précise qu’elle n’agrée aucun registre. Le registre peut être tenu sur papier, sur un logiciel sécurisé ou être intégré à la comptabilité, dans les conditions prévues par les textes.
Les points à vérifier sur un logiciel
- Toutes les mentions obligatoires sont prévues : identité du vendeur et références de sa pièce d’identité, description de l’objet, numéro d’ordre, prix et mode de règlement, poids et titre pour les métaux précieux.
- Les inscriptions sont chronologiques et ne peuvent pas être modifiées ou supprimées une fois validées : une erreur se corrige par une nouvelle inscription.
- Le registre s’édite rapidement, pour être présenté lors d’un contrôle.
- Les données sont conservées 10 ans après leur enregistrement, durée prévue pour le registre électronique.
Organiser le passage au logiciel
- Choisir une date de bascule, de préférence en début de mois.
- Arrêter le registre papier à cette date, après la dernière inscription, et le conserver : 5 ans après sa clôture, 6 ans s’il contient des opérations sur métaux précieux.
- Veiller à ce que les objets déjà en stock restent reliés à leur inscription dans l’ancien registre par leur numéro d’ordre.
- Former l’équipe à saisir au moment de l’opération, et non en fin de journée.
- Faire un export d’essai pour vérifier que le registre se présente correctement.
Pour le détail des mentions et des obligations, voir notre page sur le livre de police électronique et, pour le rachat d’or, Rachat d’or et d’objets précieux : vos obligations, pas à pas.
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Sources : Code pénal, articles R. 321-6 et R. 321-6-1 (décret n° 2013-287 du 4 avril 2013) ; annexe IV du CGI, article 56 J sexdecies ; douane.gouv.fr, « Tenir un livre de police ». Cet article est informatif et ne remplace pas les textes en vigueur ni l’avis d’un conseil.