LCB-FT : organiser sa conformité (procédures, formation, conservation)

Au-delà des contrôles réalisés à chaque vente, la LCB-FT demande une véritable organisation interne : qui fait quoi, quelle formation, quelle conservation des preuves. Le point pratique, en complément de nos obligations de vigilance.

L’essentiel en 30 secondes

• Organiser la circulation des alertes : qui contrôle, qui décide, qui déclare.
• Former les dirigeants et les vendeurs.
• Conserver les justificatifs pendant cinq ans.
• Un logiciel n’est pas obligatoire, mais il fait gagner du temps.

Organiser la procédure interne

Vous devez organiser la circulation et le traitement des alertes dans l’entreprise, en déterminant qui :

• réalise les contrôles ;
• analyse les situations inhabituelles ;
• décide de poursuivre ou non la relation commerciale ;
• est habilité à transmettre une déclaration de soupçon ;
• répond aux éventuelles demandes de TRACFIN ;
• et comment sont conservées les preuves des contrôles.

Dans une petite entreprise, les fonctions de déclarant et de correspondant TRACFIN peuvent être confiées à la même personne.

Former les dirigeants et les vendeurs

Les dirigeants et les collaborateurs concernés doivent recevoir une information régulière et une formation adaptée (prévues par le Code monétaire et financier). Vos vendeurs doivent notamment savoir :

• reconnaître les situations à risque ;
• demander les justificatifs nécessaires ;
• faire remonter une alerte en interne ;
• ne pas informer le client d’une éventuelle déclaration ;
• garder une attitude commerciale adaptée, sans transformer l’entretien en interrogatoire.

Conserver les documents cinq ans

Les pièces relatives au client, aux bénéficiaires effectifs, aux transactions et aux mesures de vigilance se conservent cinq ans : à compter de la fin de la relation d’affaires, ou de l’exécution de l’opération pour un client occasionnel. Conservez aussi les analyses des opérations complexes ou inhabituelles. Le dossier ne se limite pas à une copie de pièce d’identité : il doit démontrer les contrôles effectués, leurs résultats et les décisions prises.

Un logiciel LCB-FT est-il obligatoire ?

Non. La loi n’impose aucun logiciel : les procédures peuvent théoriquement être réalisées manuellement. Un outil peut toutefois faciliter la vérification des identités, la recherche des bénéficiaires effectifs, le contrôle des PPE et des mesures de gel, la traçabilité des recherches, la conservation des justificatifs, le traitement des alertes et la préparation d’un dossier de contrôle.

Attention : un logiciel ne transfère pas la responsabilité. La décision de réaliser une opération, de demander des justificatifs ou de déclarer un soupçon reste celle du professionnel.

Pour la marche à suivre complète et le calendrier, revenez au guide LCB-FT : quelles obligations pour les professionnels HBJO ?

Cet article est informatif et ne remplace pas les textes en vigueur ni l’avis d’un conseil. Le cadre LCB-FT est technique et évolutif : vérifiez votre situation auprès des sources officielles (Code monétaire et financier, DGDDI, Tracfin) ou d’un professionnel avant de décider de votre dispositif.