Livre de police : les erreurs les plus fréquentes
La plupart des difficultés lors d’un contrôle ne viennent pas d’une fraude, mais d’erreurs de tenue répétées au quotidien. Voici les plus fréquentes, et comment les éviter.
- Le registre se tient jour par jour, au moment de l’opération.
- Sur papier : ni blanc, ni rature, ni abréviation.
- Le vendeur et l’objet doivent être identifiables sans ambiguïté.
- Chaque objet porte le numéro d’ordre de sa ligne.
1. Remplir le registre après coup
Reporter les opérations en fin de semaine, ou au moment de la clôture de caisse, est l’erreur la plus courante. La loi impose une tenue jour par jour (Code pénal, art. 321-7). Un registre en retard ne correspond plus au stock, ce qui se voit immédiatement lors d’un contrôle.
2. Laisser des blancs, raturer, abréger
Sur un registre papier, les mentions s’inscrivent à l’encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation (art. R. 321-6). Une ligne raturée ou une abréviation maison (« BG OR 18K ») fragilise tout le registre. Sur un logiciel, une erreur se corrige par une nouvelle inscription, jamais en effaçant la précédente.
3. Relever une identité incomplète
Le nom seul ne suffit pas. Le registre doit indiquer les nom, prénoms, qualité et domicile du vendeur, ainsi que la nature, le numéro, la date de délivrance et l’autorité qui a délivré sa pièce d’identité (art. R. 321-3). Une pièce expirée ou un simple justificatif de domicile ne permettent pas de remplir ces mentions.
4. Décrire l’objet trop vaguement
« Bague or » ne permet d’identifier aucun objet. La description doit reprendre les signes distinctifs : marque, numéro de série pour une montre, poinçons, inscriptions, pierres. Pour les métaux précieux, le poids et le titre sont obligatoires.
5. Oublier le numéro d’ordre sur l’objet
Chaque objet reçoit un numéro d’ordre, inscrit au registre et reporté sur l’objet ou son étiquette (art. R. 321-4). Sans ce numéro, impossible de relier un bijou en vitrine à sa ligne du registre.
6. Oublier les dépôts et les échanges
Le registre ne concerne pas que les rachats. Un objet reçu en dépôt-vente ou en échange s’inscrit aussi, avec une estimation de sa valeur à la place du prix d’achat (art. R. 321-5).
7. Mélanger les deux registres sans distinction
Les ouvrages en métaux précieux d’occasion peuvent être inscrits dans le registre des objets d’occasion, mais à l’encre d’une couleur différente (annexe IV du CGI, art. 56 J sexdecies). Sans cette distinction, le registre ne répond pas aux exigences de la garantie des métaux précieux.
8. Tenir un seul registre pour plusieurs boutiques
Le registre des objets d’occasion se tient par établissement ouvert au public (art. R. 321-6) et doit se trouver sur place. Pour les métaux précieux, un registre unique est possible pour plusieurs magasins, mais à des conditions précises (annexe IV du CGI, art. 56 J quaterdecies).
9. Se débarrasser du registre trop tôt
Un registre clos se conserve encore plusieurs années. Les durées sont détaillées dans notre article Combien de temps conserver son livre de police ?
Pour voir ces points du côté des agents, lisez Contrôle du livre de police : ce que vérifient les agents. Si vous envisagez de quitter le papier, voir Passer du livre de police papier au logiciel.
Un livre de police complété à la source
Dans Jewely Retail, le livre de police se complète au moment de chaque opération, à partir des informations saisies sur la vente, le rachat ou le dépôt.
Sources : Code pénal, articles 321-7 et R. 321-3 à R. 321-6 ; annexe IV du CGI, articles 56 J quaterdecies et 56 J sexdecies. Cet article est informatif et ne remplace pas les textes en vigueur ni l’avis d’un conseil.